Tips från Coachen!

Hur du känner igen och tar itu med en mötessabotör!

Har du tänkt på att ett möte som pågår i två timmar och har åtta deltagare använder lika mycket tid som två hela arbetsdagar för en av dina medarbetare. Ändå är meningslösa möten det vanligast förekommande slöseriet på nästan alla företag. Här får du veta hur du åtminstone tar itu med några av de medarbetare som försöker göra dina möten längre, tråkigare och dyrare.

1. Babblaren
En ostrukturerad pratkvarn som börjar i en ände och fortsätter i en annan och vet inte vart han skall sluta eftersom han inte vet vart han började. Men det är inte frågan om en speciellt social eller en elak typ, han kan bara inte komma till poängen. Han tänker helt enkelt högt.
Babblaren, liksom alla andra mötesdeltagare, behöver en ordförande. Någon som fördelar ordet, påpekar att tiden går, håller upp den röda tråden och som aldrig glömmer helheten.

2. Den tyste
Tystnad, stirrande ögon och snörpt mun kan på ett kusligt effektivt sätt fungera tystande även för dem som egentligen vill tala. Allra helst om det är en sådan där utåtriktad tystnad, som känns i rummet.
Kalla bara de medarbetare som är berörda av mötets ärende och som behövs för att ni ska komma någon vart. Befattningar, arbetsuppgifter och kunskaper avgör. Om den tyste borde vara med, men ändå sitter tyst, kan du lika gärna låta henne (och er andra) slippa.

3. Kaffedrickaren
Hämta kaffe, fylla på kaffe, bjuda på bullar och äta bullar så det hörs. Mycket störande när du vill få något gjort på kort tid. Kaffedrickaren däremot tror att det är just kaffet som är mötets mening.
Fokusera på arbete. Förbjud alla typer av förtäring under era kortare möten och ha regelrätta kaffepauser i ett intilliggande rum när mötena är längre. Dela ut uppgifter till alla som ska komma och be dem förbereda inlägg eller redovisningar. Efter mötet ber du om återkopplingar och skriftliga uppföljningar.

4. Telefonisten
Mobiltelefonen i innerfickan, den trådlösa telefonen på bordet och om det ringer i korridoren springer hon in och ut genom konferensrummet. Telefonisten tror att varje samtal kan vara livsavgörande, även om det ringer i någon annans telefon.
Tala om att du inte kommer att ställa någon till svars för eventuellt missade ”livsviktiga” samtal som inträffar under ett kortare möte – förutsatt att e-post, telefonsvarare eller telefonisttjänster är i funktion.

5. Avbrytaren
När han får en tanke hör han helt enkelt inte om någon annan talar och börjar omedelbart meddela omvärlden vad han kommit fram till. Ofta med en viss känsla av att det han har att säga är lite viktigare än det andra säger.
Fördelen med Avbrytaren är att du kan avbryta honom när du vill. Gör det. Det är ordförandens uppgift att fördela ordet. Alla inbjudna är där för att bidra lika mycket och det måste uppmuntras aktivt.

6. Försenad, igen
Bussen, bilen, tåget, barnen, flyget, cykeln… Du får alltid en förklaring till varför Försenad kommer sent. Vad hon inte vill förstå är att det är hennes närvaro som gör era möten bättre, inte hennes bortförklaringar.
Tidsbestäm era möten och håll tiden från start till mål. Långa möten gör sällan dina beslut bättre, bara mer krävande. Behovet av tid krymper när alla vant sig. Och om Försenad absolut behövs i tid på mötet kan du alltid boka in henne en halvtimme före alla andra.

7. Tavelkladdaren
Så fort han har något att säga går han fram till tavlan och börjar rita. Säger han ordet rund så ritar han en cirkel, säger han ordet ”alla” så skriver han också ordet ”alla”. Ibland går han t.o.m. fram till tavlan utan att ha något att säga. Ni som lyssnar förstår inte varför, men tavelkladdaren njuter.
Anpassa alltid miljön efter mötet du ska hålla. Undvik mjuka soffor om ni skall ha ett kort informationsmöte, stå inte i korridoren om ni ska diskutera ledningsfrågor och ta bort tavlan om någon inte kan låta bli att kladda på den.

8. Den oförberedde
Alla sitter där och har gjort sin del, men inte hon. Mötet blir halvt meningslöst eller lika bra att ställa in. En enda oförberedd deltagare kan, om det vill sig illa, sabotera ett möte för alla andra.
Gör en lista att pricka av före alla möten. Alla deltagare ska t.ex. få en kallelse med en tydlig dagordning där du anger vilken typ av möte ni skall hålla, vilka målsättningar mötet har och vilka deltagare som skall vara med och vad de ska bidra med.

9. Den smarte
Då och då avbryter hon för att säga att övriga mötesdeltagare kommit från ämnet: ”Var det verkligen det här vi skulle diskutera?” eller ”Har vi inte kommit ifrån ämnet nu?”. Den smarte känner sig smart, övriga deltagare blir störda eller osäkra.
Be alltid om förtydliganden när någon är retorisk. Den här typen av smarthet bygger oftast på att den som kommenterar slipper svara för sina påståenden. När så inte blir fallet är det inte lika kul att vara smart längre.

10. Ordföranden har ordet
En ostrukturerad, långpratande ordförande är både din och dina medarbetares mardröm. Mest din om det är du som är ordförande. Alla vet att mötet blir ett slöseri med tid, stressande och till slut tappar alla motivationen att arbeta.
Låt det inte hända på ditt företag. Var förberedd innan mötet och iakttag dina egna riktlinjer för hur mötet skall gå till. Om det är du som slösar med tid gör du att dina medarbetare tappar respekten både för dig och för sin egen arbetstid.

Källa: Chefsakuten